Bokslut tre månader efter månadsskiftet är historieskrivning, inte styrning

Tänk dig ett bolag som växer tio till femton procent i månaden. Typfallet bygger på bolag jag har mött under året, med detaljerna blandade. Ägaren planerar ett förvärv inom ett år. Det finns ingen prognos för kassan. Lönen görs för hand i tre steg. Och redovisningsbyrån stänger varje månad två till tre månader i efterhand.

Ägaren styr alltså ett bolag i full fart med blicken i backspegeln. Spegeln visar dessutom vägen som den såg ut för tre månader sedan.

Det är ingen kritik mot byrån. Byrån gör det den har fått i uppdrag att göra.

Byrån följer momsen, inte ägaren

Byråer arbetar ofta efter momsdeklarationens rytm. Momsen avgör när bokföringen måste vara klar. Skatteverket bestämmer datumet. Då bokförs månaden, då stäms den av och då skickas deklarationen.

Ur byråns synvinkel är det rimligt. Momsen har en fast tidsgräns och en avgift om den missas. Ägarens behov av siffror har ingen tidsgräns som någon myndighet bevakar.

Resultatet blir att bokföringen blir klar när den måste. Den blir inte klar när den behövs.

För ett bolag som står still är det ett mindre problem. Förra kvartalet ser ungefär ut som nästa. För ett bolag som växer fort är det allvarligt. Varje månad ser annorlunda ut än den förra. Det som var sant i januari kan vara fel i april.

Vad tre månaders fördröjning kostar

Ett räkneexempel. Bolaget säljer för 3 miljoner kronor i januari och växer tio procent i månaden. Februari blir 3,3 miljoner kronor. Mars blir 3,63 miljoner kronor. April blir 3 993 000 kronor.

I januari höjer en leverantör sina priser. Ingen ändrar priset mot kund. Bruttomarginalen sjunker med tre procentenheter.

Läckan blir tre procent av försäljningen varje månad. I januari är det 90 000 kronor. I februari 99 000 kronor. I mars 108 900 kronor. I april 119 790 kronor.

Med en månadsstängning inom sju arbetsdagar ser ägaren januari runt den tionde februari. Priset rättas och gäller från mars. Läckan har då pågått i två månader. Den har kostat 90 000 plus 99 000 kronor, alltså 189 000 kronor.

Med stängning tre månader sent syns januari först i april. Priset rättas från maj. Läckan har pågått i fyra månader. Den har kostat 90 000 plus 99 000 plus 108 900 plus 119 790 kronor. Det blir 417 690 kronor.

Skillnaden är 228 690 kronor. Det är priset för två månaders väntan, på en enda läcka. Ju fortare bolaget växer, desto dyrare blir varje månad. Räkna gärna om exemplet med din egen försäljning och din egen marginal.

Det finns också en kostnad som inte syns i kronor. Den ägare som inte vet hur förra månaden gick fattar beslut på magkänsla. Ska vi anställa två till? Klarar kassan en större order? Svaret kommer om tre månader. Beslutet måste fattas i dag. Det är så sömnlösa nätter uppstår sista veckan i månaden.

Inför ett förvärv blir det värre. Den som ska sälja, köpa eller låna ut pengar frågar hur bolaget går nu. Ett svar som gäller för tre månader sedan är inget svar. Det är historieskrivning.

Ställ kravet när du upphandlar

Min rekommendation är enkel. När du upphandlar redovisning ska du kräva att månaden är stängd inom ungefär sju arbetsdagar. Det är ingen branschstandard och ingen statistik. Det är min erfarenhet av vad som går att leverera och vad en ägare behöver.

Sju arbetsdagar räcker för att få in leverantörsfakturor, stämma av banken och göra periodiseringar. Det räcker inte för perfektion. Det behövs inte heller. En nästan rätt siffra i februari slår en exakt siffra i april.

Kravet kostar sannolikt mer. Byrån måste prioritera ditt bolag före momsens tidsgräns. Fråga vad det kostar och jämför med räkneexemplet ovan. Kravet förutsätter också att ni gör er del. Fakturor ska attesteras i tid. Underlag ska lämnas löpande.

Har du redan en byrå behöver du inte byta. Börja med att fråga när den stänger dina månader i dag, och varför.

Många ägare ställer kravet en gång och följer aldrig upp det. Efter ett halvår har rytmen glidit tillbaka till momsens. Det beror sällan på okunskap. Det beror på att ingen bevakar datumet.

En mätning för den här veckan

Ta fram bokföringen och kalendern. Leta upp datumet då september var färdigbokförd och avstämd. Räkna antalet arbetsdagar från månadsskiftet till det datumet. Gör samma sak för augusti och juli.

Är september inte stängd ännu, skriv upp dagens datum. Räkna sedan vidare tills den är klar.

Räkna ut snittet för de tre månaderna. Ligger det över sju arbetsdagar vet du hur gammal din backspegel är. Uppskatta sedan vad en månads läcka på marginalen skulle kosta i ditt bolag. Multiplicera med antalet månader du väntar på siffrorna. Då vet du vad väntan kostar.