En budget som ingen tittar på är dyrare än ingen budget alls

Varje höst händer samma sak i många bolag. Ekonomin tar fram en budget. VD och ledning sitter några kvällar i november. Siffrorna justeras och ett nytt år tar form. Budgeten skickas till banken och styrelsen. Sedan läggs den i en mapp.

I december tittar ingen på den. I mars minns ingen vad som stod i den. I september är den en fil som ingen hittar.

Jag ser det gång på gång i bolag jag går in i. Budgeten finns. Den används inte.

Så kostar en bortglömd budget pengar

Det låter hårt att säga att en bortglömd budget är dyrare än ingen alls. Men tänk på vad den gör. Den kostade arbete i november. Den gav en känsla av kontroll. Och känslan stannade kvar när kontrollen försvann.

Ett bolag utan budget vet att det flyger utan instrument. Ägaren blir försiktig. Hon eller han frågar, ringer och räknar på baksidan av ett kuvert. Ett bolag med en bortglömd budget tror att det har instrument. Ingen frågar. Alla utgår från att någon annan har koll.

Budgeten är en karta. Den gör nytta först när någon jämför den med terrängen.

Ett räkneexempel. Tänk dig ett bolag som säljer för 4 miljoner kronor i månaden. Budgeten räknar med en bruttomarginal på 40 procent. I april höjer en stor leverantör sina priser. Ingen höjer priset mot kund. Marginalen sjunker till 38 procent.

Två procentenheter låter lite. Räkna på det. 4 miljoner kronor gånger två procent är 80 000 kronor. Det är vad glappet kostar varje månad.

Ser någon det i början av maj har det kostat en månad. Det är 80 000 kronor. Kanske ser ingen det förrän nästa budget görs i november. Då har det pågått från april till oktober. Det är sju månader. Sju gånger 80 000 kronor är 560 000 kronor.

Det syns inte som en katastrof i resultaträkningen. Det syns som ett år där det aldrig riktigt räckte. Och det syns på kontot sista veckan i månaden. Lönerna ska ut. VD ligger vaken och räknar.

Trettio minuter den tionde

Min metod är enkel. Den tionde varje månad sätter sig VD och den som ansvarar för ekonomin ner tillsammans. Trettio minuter. Ingen presentation, inga bilder, ingen förberedd dragning.

På bordet ligger förra månadens utfall bredvid budgeten. Ni letar upp de tre största avvikelserna. Inte tio. Tre.

För varje avvikelse ställer ni två frågor. Varför blev det så? Vad gör vi nu?

Det är hela mötet.

Tre avvikelser räcker för att det stora alltid kommer med. Det lilla får vänta. Ett möte om tjugo avvikelser blir en genomgång. Ett möte om tre blir ett beslut.

Varför ingen presentation? För att presentationen blir arbetet. Ekonomen lägger en dag på att göra bilder. VD tittar på bilderna i stället för på siffrorna. Mötet flyttas när bilderna inte är klara. Med en enkel lista finns ingen ursäkt att skjuta upp.

Varför just den tionde? För att ett fast datum tar bort förhandlingen. Ingen behöver boka. Mötet står i kalendern hela året. Det förutsätter att förra månaden är stängd när ni sätter er. Är den inte det har du hittat ditt första problem att lösa.

Räkna på vad mötet kostar. Två personer, trettio minuter, tolv gånger om året. Det blir tolv timmars arbetstid på ett helt år. Jämför det med 560 000 kronor i räkneexemplet.

Det svåra är inte mötet

Ingen VD jag har mött tycker att metoden är svår att förstå. Det svåra är att göra den i juni. Och i augusti, när semestern just är slut och allt annat brinner.

Min erfarenhet är att de flesta som börjar på egen hand slutar efter några månader. Det beror inte på att de saknar kunskap. Det beror på att ingen håller dem till mötet när kalendern blir trång. Första gången mötet ställs in är det ett undantag. Andra gången är det en vana.

Varje månad utan möte är en månad där en avvikelse kan växa i tysthet. I räkneexemplet kostar den 80 000 kronor i månaden. I ditt bolag kan det vara mer eller mindre. Räkna med dina egna tal.

En övning för den här veckan

Ta fram årets budget. Lägg den bredvid utfallet för september. Leta upp de tre raderna där skillnaden i kronor är störst. Skriv ner beloppen på ett papper.

Skriv sedan en mening om varje rad. Varför blev det så? Om du inte kan svara har du hittat det viktigaste. Det är inte avvikelsen. Det är att ingen har frågat förrän nu.

Räkna till sist ut vad den största avvikelsen kostar per månad. Multiplicera med antalet månader den har pågått. Den summan är priset för en budget som ingen tittar på.

Boka sedan den tionde i varje månad året ut. Trettio minuter. Två personer. Inga bilder.