Fem siffror en VD ska kunna på måndag morgon

Ett modernt ekonomisystem kan visa hundratals nyckeltal. Många VD:ar jag träffar tittar inte på något av dem. Det är inte konstigt. Femtio siffror är ingen styrning. Det är brus.

Det som behövs är färre siffror, oftare. Fem stycken, varje måndag, på samma ställe. Ett papper, ett mejl eller en flik i ett kalkylark. Formen spelar mindre roll. Det viktiga är att siffrorna kommer varje vecka och att du litar på dem.

Månadsrapporten berättar hur det gick. Måndagssiffrorna berättar vad som är på väg att hända. Den skillnaden avgör om du hinner agera.

Här är de fem jag väljer, och varför.

Pengarna som finns och pengarna som kommer

Den första siffran är saldot på kontot i dag, med en prognos fyra veckor framåt. Saldot ensamt säger nästan ingenting. Ett bra saldo på måndag kan vara borta på fredag när lönerna går ut. Prognosen visar om pengarna räcker hela vägen.

Fyra veckor är lagom. Det är långt nog för att hinna göra något. Du kan ringa banken eller skjuta upp ett inköp. Det är kort nog för att prognosen ska gå att lita på.

Den andra siffran är förfallna kundfordringar. Det är pengar som kunderna redan borde ha betalat. Här finns det enklaste sättet att förbättra kassan. Pengarna är redan intjänade. De ligger bara på fel konto. En kund som börjar betala sent är också en tidig varning. Den kan ha egna problem.

Den tredje siffran är orderingången, eller bokad försäljning för de kommande veckorna. Den visar morgondagens omsättning redan i dag. Sjunker orderingången märks det inte i resultaträkningen förrän om en eller två månader. Det märks på måndagslappen direkt.

Marginalen och det som ska betalas

Den fjärde siffran är bruttomarginalen för senaste avslutade månaden. Den ändras inte varje vecka. Den ska ändå stå på samma lapp, annars glöms den. Omsättningen kan växa samtidigt som marginalen kryper neråt. Det är så bolag växer utan att det syns på sista raden.

Den femte siffran är skulder som förfaller inom 14 dagar. Räkna in leverantörer, löner, skatter och moms. Det är motvikten till saldot. Saldot visar vad du har. Den femte siffran visar vad som redan är lovat bort.

Skatten förtjänar en egen kommentar. När pengarna tryter är det lätt att skjuta på skattekontot. Enligt Skatteverket är den höga kostnadsräntan på skattekontot 17,5 procent. Det är en dyr kredit att ta utan att ha bestämt sig för det.

Varför inte resultatet? För att det kommer en gång i månaden, ofta sent. Varför inte soliditet eller kassalikviditet? De passar banken och styrelsen. För måndagens beslut säger de för lite.

Så kan lappen se ut

Ett räkneexempel. Tänk dig en måndag i ett bolag med 60 anställda.

• Saldo i dag: 1 850 000 kronor. Prognos om fyra veckor: 620 000 kronor.
• Förfallna kundfordringar: 940 000 kronor.
• Orderingång senaste veckan: 2 100 000 kronor, mot budgeterade 2 400 000 kronor.
• Bruttomarginal i september: 37 procent, mot budgeterade 40 procent.
• Att betala inom 14 dagar: 1 300 000 kronor, varav löner och skatter 900 000 kronor.

Läs lappen uppifrån. Saldot ser bra ut. Men 1 300 000 kronor ska ut inom två veckor. Kvar blir 550 000 kronor om inget kommer in. Samtidigt ligger 940 000 kronor hos kunder som redan borde ha betalat. Kommer de in står kontot på 1 490 000 kronor.

Prognosen säger 620 000 kronor om fyra veckor. Orderingången ligger 300 000 kronor under budget. Det är 12,5 procent. Marginalen är tre procentenheter lägre än planerat.

Inget av det är en kris. Allt tillsammans är en riktning. Måndagens beslut skriver sig nästan självt. Ring de tre största kunderna med förfallna fakturor. Fråga säljchefen varför orderingången sjunker. Ta reda på var marginalen tog vägen i september.

Det tar en kvart att läsa lappen. Utan den hade du märkt samma sak om två månader. Då som en stram kassa och en sömnlös vecka i slutet av månaden.

Välj gärna andra siffror om ditt bolag kräver det. Ett lagertungt bolag kan behöva lagervärdet. Ett projektbolag kan behöva upparbetat men ej fakturerat. Principen är densamma. Fem siffror, varje vecka, på samma plats. Räkna med dina egna tal.

Det svåra börjar efter några veckor

Att välja fem siffror tar en eftermiddag. Att få dem varje måndag tar längre tid. Någon måste ta fram dem. Prognosen måste uppdateras. Kundreskontran måste stämma.

De första veckorna går det bra. Sedan kommer en vecka med sjuka barn, en stor leverans och ett styrelsemöte. Lappen uteblir en måndag. Sedan en till. Efter ett par månader är den borta. Ingen beslutade att ta bort den.

Det är min erfarenhet att de flesta som försöker på egen hand misslyckas. Det beror inte på att de saknar kunskap. Det beror på att ingen håller dem till det när veckan blir full. Siffrorna är enkla att välja. Det svåra är att hålla i förändringen på egen hand.