Ekonomichef, byrå eller deltids-CFO. En ärlig jämförelse

Den som läser den här texten har redan bestämt sig. Något ska ändras. Siffrorna kommer för sent, eller så går de inte att lita på. Frågan är vilken väg som passar.

Det finns tre vanliga vägar. Anställa en ekonomichef. Köpa mer av redovisningsbyrån. Ta in en CFO på deltid. Ingen av dem är rätt för alla. Alla tre kostar pengar. Och alla tre kan misslyckas av samma skäl.

Kostnaderna nedan är räkneexempel. De bygger på antaganden som jag skriver ut. Byt ut dem mot de löner och offerter du själv får.

Anställd ekonomichef

Fördelen är närvaron. En ekonomichef finns på plats varje dag. Hen lär känna bolaget, personalen och kunderna. Hen kan bygga rutiner och ta ansvar för rapporteringen.

Ett räkneexempel. Anta en månadslön på 70 000 kronor. Till lönen kommer arbetsgivaravgifter, pension och andra personalkostnader. I exemplet antar jag att totalkostnaden blir 1,5 gånger lönen. Det ger 105 000 kronor i månaden. Per år blir det 1 260 000 kronor.

Nackdelarna är tre. Det tar tid att rekrytera rätt person. Det är svårt att hitta någon som både sköter vardagen och tänker strategiskt. Och bolaget blir sårbart när den enda som kan siffrorna slutar eller blir sjuk.

Jag ser ofta samma mönster. Bolaget anställer för att få styrning. Vardagen tar över. Ekonomichefen blir den som stänger månaden och betalar fakturor. Det behövs också, men det var inte det ägaren betalade för.

Mer av byrån

Det här är ofta den enklaste vägen. Byrån känner redan bolaget. Avtalet finns. Det krävs bara fler timmar.

Ett räkneexempel. Anta att byrån tar 1 000 kronor i timmen. Du köper 20 timmar extra i månaden för snabbare bokslut och en månadsrapport. Det blir 20 000 kronor i månaden. Per år blir det 240 000 kronor.

Fördelarna är kostnaden och regelkunskapen. Byrån kan moms, skatt och bokslut. Den gör det rätt och i tid.

Nackdelen är riktningen. En byrå tittar oftast bakåt. Uppdraget är att siffrorna ska stämma, inte att de ska användas. Byrån sitter sällan med när ledningen fattar beslut. Den har sällan mandat att säga emot ägaren heller.

En snabbare månadsrapport är värdefull. Men en rapport som ingen agerar på ändrar ingenting.

Deltids-CFO

En CFO på deltid arbetar några dagar i månaden i bolaget. Uppdraget pekar framåt. Prognoser, kassa, prissättning, bank och ledningsgrupp.

Ett räkneexempel. Anta en dag i veckan. Anta ett månadsarvode på mellan 45 000 och 60 000 kronor. Per år blir det mellan 540 000 och 720 000 kronor. Det är antaganden. Arvoden varierar med erfarenhet och omfattning.

Fördelen är erfarenheten. Den som har sett många bolag känner igen mönstren snabbare. Bolaget får en kompetens som det kanske inte har råd att anställa på heltid.

Nackdelarna är verkliga. Personen är inte på plats varje dag. Någon måste fortfarande sköta bokföringen, oftast byrån. Räknat per dag är det dyrt. Och om personen slutar går kunskapen samma väg, precis som med en anställd. Ett dåligt val av person blir därför dyrt snabbt.

Lägg exemplen bredvid varandra. Ekonomichefen kostar i exemplet 1 260 000 kronor per år. Byrån kostar 240 000 kronor extra per år. Deltids-CFO:n kostar mellan 540 000 och 720 000 kronor per år.

Siffrorna säger inte vilken väg som är bäst. De säger vad varje väg kostar i exemplet. Det avgörande är vad bolaget behöver. Behöver ni någon som gör jobbet varje dag? Eller någon som ser till att siffrorna styr besluten?

Många bolag hamnar i en kombination. Byrån sköter bokföringen. Någon annan ansvarar för att siffrorna används.

Räkna också på vad det kostar att vänta. Ett räkneexempel. Säg att marginalen läcker en procent på en omsättning på 50 miljoner kronor. Det är 500 000 kronor om året. Varje månad av väntan kostar då drygt 41 000 kronor. Lägg det beloppet bredvid kostnaden för de tre vägarna.

Det ingen av vägarna löser

Ingen av de tre vägarna fungerar om VD inte själv vill styra på siffror. En ekonomichef kan ta fram den bästa rapporten. En byrå kan stänga månaden på några dagar. En CFO kan bygga en prognos som håller. Om ägaren ändå fattar besluten på magkänsla, ändras ingenting.

Det går att pröva alla tre vägarna i tur och ordning. Siffrorna blir bättre varje gång. Besluten blir det inte, om arbetssättet är detsamma. Kassan är lika stram sista veckan i månaden.

Att bestämma sig är den lätta delen. De flesta som försöker på egen hand faller tillbaka. Det beror inte på okunskap. Det beror på att vardagen tar över och att ingen håller dem till beslutet.

Det är det svåra. Att hålla i förändringen på egen hand, månad efter månad, när ingen annan frågar efter siffrorna.